Los antiguos entornos de oficina podrían caracterizarse por una serie de elementos en los puestos de trabajo para facilitar las tareas y las comunicaciones: máquina de escribir, telex, gruesos listines telefónicos públicos o corporativos, agendas y dietarios, fax, teléfono, terminales para acceso a aplicaciones cerradas, etc. En nuestro puesto de trabajo actual sólo podemos reconocer un elemento como superviviente entre los descritos: el teléfono. Y en el entorno de la oficina dando desesperadas brazadas que le permitan seguir a flote está el fax, que hoy se resiste a sucumbir definitivamente arrasado por el correo electrónico.
Es fácil adivinar qué pasó con los elementos en otro momento útiles y familiares. El PC y la informática los superaron en funciones, en capacidad y en potencia y los absorbió. Hoy es el Ordenador Personal el auténtico rey en la mesa de oficina o despacho.
Esto plantea inmediatamente una interrogante:¿sucumbirá el teléfono ante el PC? El teléfono es necesario en innumerables puntos y dependencias de cualquier empresa. En muchos de esos puntos lo que no se plantea es la necesidad de un PC. En cambio, en todos aquellos puestos en los que el ordenador personal se ha convertido en pieza indispensable, en torno a la cual gira toda la actividad productiva, el teléfono como terminal puede desaparecer. Sus funciones pueden ser asumidas plenamente en el PC, como un programa, como una aplicación. Aún más, el teléfono se dispersa e integra en otras aplicaciones, resultando sumamente útil y cómodo poder iniciar llamadas desde otros programas (agendas como Outlook, bases de datos y otros) o disponer de acceso a directorios y listines, tanto corporativos como personales, reduciendo drásticamente el tiempo para buscar un número y efectuar una llamada.
Éstas son algunas ventajas que aprecia el usuario, junto con un puesto de trabajo donde sólo es necesario un PC, con un solo cable que lo conecta a la red. Pero hay más: en cualquier punto de la red en el que se conecte el PC, sin cambiar ningún cable, tenemos disponible el teléfono. Esto simplifica los traslados y mudanzas y abre la posibilidad a compartir un mismo puesto por diferentes usuarios (desk-sharing y hotelling); también el teletrabajo y el acceso remoto ve potenciadas sus posibilidades, porque al ya conocido acceso a aplicaciones y servicios como e-mail, impresoras u otros, se añade la disposición en el PC, esté donde esté, del propio teléfono de la oficina (extensión), con su número y características.
Cabe preguntarse sobre el estado de esta tecnología, si está realmente disponible o hablamos de futuro. Podemos asegurar que forma parte de la más candente actualidad. Somos cada vez más los que disfrutamos cada día con el uso de una aplicación de telefonía en PC y hemos descubierto como telefonear es más agradable, más sencillo y se dispone de más posibilidades. Además la extensión de empresa está donde uno está en cada momento y el puesto de trabajo es más racional que nunca, con más superficie de trabajo disponible en la mesa, un entorno más agradable y ergonómico y un único terminal desde el que se atiende todo el trabajo y todos los medios de comunicación. Con las mejores herramientas es más fácil.